SİTE/APARTMAN YÖNETİMİ İŞLEMLERİ

BAŞLANGIÇ İŞLEMLERİ

 Bilgisayarlarda; indirme işlemi yaptığınız “Apartman Yonetimi.zip” sıkıştırılmış dosyası kolay hatırlayacağınız yeterli büyüklükteki bir depolama ortamında açılır. Açıldıktan sonraki dizin yapısı şu şekildedir;
log, klasöründe yazılım paketinin çalıştırılması esnasında oluşan hata ve uyarı kaytıları tutulmaktadır
raporlar klasöründe program dahililnde oluşturulan tüm yazdırılabilir çıktılar (Karar Defteri, Makbuzlar, İşletme Defteri vb.) “muhasebe yılı/muhasebe ayı/” olacak şekilde klasörler altında saklanmaktadır.

 veri klasöründe yazılım paketi dahilinde kullanılan tüm bilgiler “PRJTKP” olarak saklanmaktadır. Bu klasör içerisinde manüel değişiklik yapmamanız önemlidir. Aksi takdirde programın düzgün çalışmaması veya girilen bilgilerde tutarsızlıklar oluşmasına neden olabilirsiniz.

 yedek klasöründe, her ay sonunda kapanış işlemi yapılırken PRJTKP- 1 (ay numarası ile biten) yedekler otomatik olarak oluşturulmaktadır.. Hatalı işlem yapıldığında, ay numarası ile biten yedek, veri klasörü altındaki dosya ile değiştirilerek işlemlere bu aydan başlamak sureti ile devam edilebilecektir. Otomatik yedek alma dışında, program üzerinden manuel yedek de alınabilmektedr. Bu işlem için, yazılım ana menüsü üzerinden YARDIM->Ayarlar programı tıklandığında açılan formdan yedek alma ve daha önceden alınmış yedeğe geri dönme yapılabilir.

 Bilgisayarlarda yazılım paketini çalıştırmak için baslat.bat dosyası çift tıklanır. Android işletim sistemi yüklü akıllı cep telefonlarında e-Apartman Yönetimi tıklanır. Başlangıç işlemleri ilk açılışta çıkan formlar vasıtası ile aşağıdaki sırayla tamamlanır.
Bilgisayarlarda, yazılım paketinin çalıştırmadan önce son güncellemeleri kontrol etmesi, varsa güncel halinin otomatik olarak indirilerek kullanılması için baslat(Guncellemeli).bat dosyası çift tıklarınır.

2.1 Kullanıcı Oluşturma :

Yazılım paketi kapsamında yönetim, bina, daire, malik, oturan vb.girilen bilgilerin güvenliğinin sağlanması ve ilgisiz kişilerin bu bilgilere erişiminin engellenmesi için kullanıcı hesabı oluşturulması gerekmektedir. Kullanıcı hesabı oluşturmak için, ana menüden PROGRAM->Giriş programı çalıştırılır. Açılan ekranda e-Posta bilginiz ve başlangıçta beş basamaklı rastgele bir şifre yazıp tamam tuşuna basılır. İlk defa kullanımda, TAMAM tuşuna basıldığında, şekilde olduğu gibi YENİ HESAP OLUŞTUR bağlantısı gözükür.YENİ HESAP OLUŞTUR baplantısına tıklanarak hesap oluşturma işlemi yapılır.

Açılan ekrandan. geçerli bir e-posta adı ve takip eden ekranlarda sırasıyla; Kimlik Bilgileri ve İletişim Bilgileri girilir. İletişim bilgilerini hatasız girmeye özen gösterin zira bu bilgiler ileriki adımlarda yönetim ve bina tanımları yapılırken her defasında yeniden giriş yapmanıza gerek kalmadan otomatik olarak kullanılacaktır. Özet ekranında KAYDET tuşuna basılarak kullanıcı oluşturma işlemi başlatılır. MERKEZİ VERİTABANLI KULLANIM modunda; girmiş olduğunuz e-posta adresiniz doğru ise, bu adresinize bir doğrulama bağlantısı gönderilir. Doğrulama bağlantısını onaylayarak kullanıcı oluşturma işlemi tamamlanır.

2.2 Yönetim Oluşturma :

 Kullanıcı hesabı oluşturma işlemi tamamlandıktan sonra artık yazılımı çalıştırmak için gerekli başlangıç bilgileri girişine başlayabiliriz. Bu amaçla öncelikle sitemizin/apartmanınızın yönetim bilgileri (yönetim adı, mevcut yönetimin oluşturulma tarihi, dış kapı numarası, bulunulan il ve adresi) girişi yapılır. Girilen verilerin kalıcı olması için KAYDET tuşuna basılır.
 Kaydet tuşuna basıldığında “Yönetim bilgileri kaydetme işlemi başarıyla tamamlandı” mesajı alınınca İLERİ tuşuna basılarak bir sonraki adıma geçilir. Hata mesajı alındığında girilen bilgiler kontrol edilerek kaydetme işlemi tekrarlanır.

2.3 Şahıs Tanımlama :

 Bu ekranda, sitenizde/apartmanınızda mal sahibi/oturan/görevli durumundaki şahıs bilgilerinin girişi yapılır. İlk gelen ekranda iki şahıs bilgisinin ön tanımlı olduğu görülür. Bunlar; yönetim adına sanal olarak oluşturulan kurumsal kimlik ile, sistem tanımını yapan sizin bilgilerinizdir. Bilgi girişi yapanın yönetici olduğu varsayımı ile işlemlere başlanır. Eğer yönetici değil iseniz daha sonra değişiklik yapabilirsiniz.
 Şahıs bilgisi girmek için başlık altındaki adı ve soyadı metin alanlarına sırasıyla şahsın adı ve soyadı yazıldıktan sonra ENTER yada YENİ KAYIT EKLE tuşuna basılır. Ancak elinizde üyelerin isim ve soyadları listesinin olduğu bir excel dosyanız var ise, bu dosya içerisini uygun formata göre düzenleyip EXCEL DOSYASINDAN TOPLU YÜKLE tuşu ile bir seferde aktarabilirsiniz. UYGUN FORMAT, Excel dosyası iki farklı şekilde düzenlenebilir. Dosya içerisinde sütun başlıkları olmalıdır. Eğer ad soyad aynı sütünda ise sütün başlığı ADSOYAD şeklinde olmalıdır. Program aktarım yapmada önce aynı sütünda yazılmış ad soyad bilgisini soyadından önce gelen boşluktan ayırarak adı soyadı bilgisini ayrı ayrı oluşturur.Adı ve soyadı ayrı ayrı sütünlarda ise adı sütun başlığı ADI, soyadı sütun başlığı SOYADI şeklinde olmalıdır. Uygulamayı çalıştıran olarak sizin adınızın bu listede olmasına gerek yoktur.
  Bu şekilde tüm şahısların bigi girişleri tamamlanınca İLERİ tuşuna basılarak bir sonraki adıma geçilir.

2.4 Aidat Bilgileri :

 Aidat toplama işlemlerinde kolaylık sağlamak için aidat grupları oluşturulmuştur. Böylece aidat miktarlarında bir değişiklik olduğunda sadece söz konusu tanımdaki miktar alanını düzeltmek yeterli olacaktır. Yönetiminzde uygulanmakta olan aidat toplama rejimine uygun olarak ekranda listelenen tanımlarda gerekli miktar düzeltmesini yapın. Farklı gruplara ihtiyaç varsa yenisini ekleyin. Söz gelimi tüm üyelerden standart olarak 300TL toplanıyorsa, ,ilk kayıtta miktar hanesini çift tıklayarak düzeltme yapın. Yapılan düzeltmenin geçerli olması için miktar yazımından sonra enter tuşu ve arkasından KAYDET tuşuna basmanız gerekmektedir. Girilen bilgilerde daha sonra da düzeltme yapabilirsiniz.

2.5 Bina Tanımlama :

 Yönetimi oluşturan bina/konut tanımıları ihtiyaç duyulan sayı kadar yapılabilir. Bu amaçla, YENİ BİNA TANIMLAMA tuşuna basılır. Açılan pencerede sırasıyla bina adı (örneğimizde Park Apartmanı), dış kapı numarası, daire sayısı, iskan ve adres bilgileri girilir. Bu ekranda özellikle daire sayısı bilgisi doğru girilmelidir. Sistem girilen sayı kadar otomatik olarak daire tanımı oluşturur. Binalarda genellikle bir apartman görevlisi dairesi bulunmaktadır. Girilen sayıya ilave olarak sistem fazladan görevliler için olmak üzere bir daire tanımı daha yapmaktadır. Şayet binanızda böyle bir daire yok ise daha sonra bu tanımı kullanıma kapatabilirsiniz. İskan tarihi bilgi amaçlıdır.

2.6 Daire Tanımları :

 Yazılım tarafından otomatik olarak oluşturulan daireler için daire sahibi, oturan ve aidat grubu bilgileri girişinin yapıldığı ekrandır. Mal sahibi bilgileri eksiksiz tamamlanmalıdır. Oturan bilgisi girilmeyen daireler boş kabul edilecektir. Boş dairelerin aidat borçandırması mal sahibi adına yapılacaktır. Aidat grubu hanesinde seçilen aidat grubuna ait miktar kadar aylık borçlandırma yapılmaktadır.

Malik bilgi girişi yapmak için ilgili daire üzerinde çift tıklama ile yada sağ tuş, açılan menüden malik seçimi ile şahılar listeleme programı çalıştırılır. Açılan şahıslar listesinin bulunduğu form bir miktar ana formun sağ tarafına kaydırılır. Şahıslar formu kapatılmadan;

2.7 Kasa Tanımları :

 Bu ekranda, muhasebe işlemlerine başlayabilmek için gerekli başlangıç parametreleri girilmektedir. Bu amaçla öncelikle muhasebe işlemlerine başlanacak dönemin başlangıç YIL ve AY bilgisi seçilir. Söz gelimi yazılım paketini 2019 yılı itibariyle kullanacak isek yıl seçimi 2019, ay seçimi OCAK olmalıdır. Secilen dönem bilgisinin yönetimin oluşturulma yılı ile aynı olmasına dikkat edilmelidir.
Diğer bir işlem ise yönetimin mevcut parasal varlıklarının sisteme girilmesidir. Bu amaçla öncelikle kasa tanımları yapılır. Şayet para akışı bir banka iüzerinden yapılmıyor ve nakit olarak yönetisi kasasında bulunduruluyor ise mevcut listede gözüken tanım yeterlidir. Banka üzerinden yapılıyor ise ilgili alana çift tıklama ile banka adı girişi yapılır ve enter tuşuna basılır. Örnek olarak TC Ziraat Bankası girilmiştir. Enter tuşuna basılmaz ise girilen bilgiler siteme kaydedilmemektedir. Daha sonra ilgili hesaba ait ŞUBE, HESAP ve İBAN numaraları girişi sırasıyla yapılır.

 Son olarak yönetimin mevcut parasal varlık miktarı girişi eksiksiz olarak yapılmalıdır. Girilecek miktar ister bankada ister nakit olarak kasada olsun, doğru yapılmaz ise bu rakamların üzerine bindirilecek muhasebe işlemleri hatalı olur. Para miktarı girişi, BAKİYE alanına çift tıklanarak yapılır. Eksi bakiye olması durumunda yazılan rakamın başına (-) işareti konulur.
Bilgi girişleri eksiksiz olarak tamamlandıktan sonra İLERİ tuşuna basılır. Bu pencere kapatıldıktan sonra, başlangıç bilanço (devreden KASA MIKTARLARI) değerlerinde düzeltme yapılamaz. Ancak YÖNETİM, KONUTLAR, ŞAHISLAR VE DAİRELER ile ilgili bilgilerdeki eksiklerinizi daha sonrada tamamlayabilirsiniz.
Başlangıç işlemleri bilgilerini kontrol etmek ve varsa düzeltme yapmak için GERİ tuşu, yazılımı kullanmaya başlamak için ; BAŞLANGIÇ İŞLEMLERİNİ SONLANDIRARAK YAZILIMI KULLANMAYA BAŞLA tuşuna basınız. Pencere kapandıktan sonra başlat.bat dosyasını çalıştırarak yazılımı kullanmaya başlayabilirsiniz.